Lohnsteuerbefreiung bei Übernahme eines Ausbildungskostenrückersatzes

Die Finanz geht davon aus, dass die von neuen Arbeitgebenden übernommenen Aus- oder Fortbildungskosten unter bestimmten Voraussetzungen als lohnsteuerfrei zu behandeln sind, auch wenn die betreffende Ausbildung nicht bei neuen Dienstgebenden erfolgt ist. Jene Beträge sind lohnsteuerfrei, die „von Dienstgebenden im betrieblichen Interesse für die Ausbildung oder Fortbildung der Arbeitnehmer:innen aufgewendet werden“.

Folgende Voraussetzungen müssen erfüllt sein, damit auch bei der Bezahlung eines Ausbildungskostenersatzes von der Lohnsteuerfreiheit ausgegangen werden kann:

• Die neuen Arbeitgebenden müssen ein betriebliches Interesse an der Ausbildung haben und dieses auch nachweisen können.
• Die neuen Arbeitgebenden müssen die tatsächliche Kostentragung der Aus- und Fortbildungsaufwendungen sowie deren Höhe nachweisen.
• Die Rückzahlung darf bei ehemaligen Arbeitgebenden in der Lohn- und Gehaltsverrechnung nicht bereits steuermindernd berücksichtigt worden sein.
• Dienstnehmer:innen haben schriftlich zu erklären, dass die rückgezahlten Aus- und Fortbildungskosten nicht im Rahmen der Arbeitnehmerveranlagung als Werbungskosten geltend gemacht wurden und diese auch in Zukunft nicht geltend gemacht werden.

Sind sämtliche Voraussetzungen erfüllt, können neue Arbeitgebende die Aus- und Fortbildungskosten ersetzen, ohne dass dieser Vorgang der Lohnsteuer unterliegt. Mangels vorliegendem steuerbaren Arbeitslohn unterbleibt in diesem Fall auch die Belastung durch Lohnnebenkosten.
Werden die oben stehenden Punkte nicht erfüllt, sind die Zahlungen der neuen Arbeitgebenden im Zusammenhang mit einem Ausbildungskostenersatz an Arbeitnehmer:innen jedenfalls lohnsteuerpflichtig.
Um Diskussionen mit dem Finanzamt zu vermeiden, sollten neue Arbeitgebende eine möglichst genaue Dokumentation führen, sowohl über die von ihm übernommenen Kosten als auch über die bisherige Lohn- bzw. Gehaltsverrechnung. Auch sollte die Arbeitnehmerveranlagung der Arbeitnehmer:innen zu den Unterlagen genommen werden.